为了提高基建办公室工作人员的档案意识，有利于建立健全我校基建档案及加强档案管理，充分发挥基建档案的作用，现结合我校实际情况，特制定《基建档案管理规章制度》。

一、领导与宣传

（一） 主管档案工作的领导要对上级下发的有关文件精神及时传达并组织学习与宣传，档案工作人员应协助主管领导做好宣传工作。

（二） 主管领导应积极参加我校有关档案工作会议，并组织本单位人员认真贯彻落实。

（三） 主管领导应把档案工作与基建项目共同纳入每年的工作计划，并在各阶段的工作中，积极支持档案工作人员收集有关文件材料。

二、档案的收集

（一） 基建档案资料的收集工作，应与项目建设同步进行，在签定项目合同时，要将对竣工档案的要求纳入合同中，并做为工程验收时的依据之一。

（二） 在建设项目的各个阶段，专业主管人员要重视档案材料的存在价值，如：文字材料要有主要负责人签字，以单位名义形成的文件要加盖公章，图纸标签栏不得有漏签等。

（三） 在建设项目各个阶段产生的档案材料，有关领导及专业人员要及时移交。档案管理人员要认真办理移交手续，分类留存，以避免散失。

（四） 档案工作人员应在工程每个阶段完成后，主动收集档案材料，主管领导及专业人员应给予积极的配合与支持。

（五） 工程竣工后，专业人员要及时清理手中未移交的档案，并办理移交手续。

（六） 工作人员工作变动时，应认真办理清理和移交档案的工作，任何个人都不得擅自留存应该归档的文件材料，以保证文件材料的连续性和完整性。

（七） 在竣工验收时，基建办公室提前15日通知学校档案部门，学校档案部门应参加竣工档案的验收工作。

三、整 理：

（一） 档案管理人员应及时对各个阶段形成的档案资料进行分类整理。

（二） 按照基本建设档案归档范围，档案管理人员应鉴定所接收档案资料的价值。整理过程中应注意保持档案材料之间内在的客观的有机联系。

（三） 按照学院归档要求，做好归档前的清理编目、装订、立卷等工作。

四、归 档：

（一） 对已立卷准备归档的案卷，应由主管领导审核签字后方可移交档案室。

   （二） 对移交的档案应及时办理移交手续，本单位应留存移交目录一份，以备查考。

   （三） 严格按学院规定的归档时间归档，如按期不能归档，要追究主要责任者。

五、案卷质量要求：

（一）竣工图要在新施工图纸上修改，并与洽商相符，必须图面整洁，反差明显，并加盖城建档案馆规定的“竣工图”标记。

（二） 文字材料排列有序，书写工整。

（三） 照片档案要有文字说明、内容准确、图片清晰。

（四） 文字材料不得用易退色的书写工具书写。

（五） 文件材料应附有原件并符合标准体裁形式。

（六） 分类组卷合理，编目标题准确，装订符合要求。

（七） 严格执行学校其它有关案卷质量要求的规定。

六、借 阅：

（一） 按照档案集中统一保管的原则，基建档案由档案管理人员统一管理，以维护档案的完整安全。

   （二） 本校人员因工作需要查阅档案时应办理借阅登记手续，校外人员因工作需要借阅，须经主任批准并办理有关手续。

（三） 档案管理人员要认真办理档案出入库登记，正本文件需经主任批准方可借出，孤本文件不得外借，。

（四） 借阅人员要爱护档案，不得擅自拆卷、抽页、涂改、转借，如有损失，应追究其相关责任。

（五） 档案管理人员要及时将用毕退回的档案放归原卷宗内，并办理清退手续。

七、文件销毁：

（一） 鉴于基建办公室的工作性质，各专业工作中形成的文件应在工程结束正式归档完成后，由各专业负责人确认没有保存价值的文件，经主任批准后统一销毁。

（二） 正式归档的文件不得任意销毁，已拆除工程的档案，不得因工程的不复存在自行销毁，应征得学校档案室同意，按规定销毁。