一、对上级机关或平级机关的来文，统一由办公室做好文件的签收工作。

二、工作人员应对往来的文件、信函或其它文字材料进行接收登记并及时送交有关领导及有关人员。

三、对文件的借阅应及时办理借阅手续，以防遗失。

四、本室发出的文件应由送件人及时填写本室制定的发文登记本，以备查询。

五、年度内接收的带有密级的文件，应按学校规定及时退还。

六、年度内本室形成的文件材料，如工作计划、总结、规划等，应作为文书档案，在次年6月底以前立卷并与校档案室办理归档手续。

七、本室所发出的文件，应符合学校公文处理办法和公文制发程序，以保证本室归档文件材料的质量。