一 总则 

第一条 为提高基本建设档案（以下简称基建档案）工作的质量和管理水平，充分发挥基建档案在我校发展中的作用，特制定本办法。 

第二条 基建档案是指在学校范围内进行勘察、规划、建设(新建、扩建、改建以及大、中型维修)和管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、照片及决算等各种载体的文件材料，是学校基本建设工作的重要依据。 

第三条 本办法规定了基建档案工作的基本原则，归档范围和要求、基建档案的验收与移交、基建档案的管理、利用和借阅等。 

二 基建档案工作的基本原则 

第四条 凡属我校基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。 

第五条 基建档案实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。 

第六条 基建档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。 

三 基建档案归档范围和要求 

第七条 归档范围 

（一）基建项目的申请与批复、计划任务书、可行性研究报告等立项依据文件； 

（二）选址、征地申请，征地报告、协议书及批复文件，拆迁方案、许可证及地界划分、土地借用，互换割让等文件材料； 

（三）勘探、测试中形成的文件材料； 

（四）设计委托书及设计要求； 

（五）初步设计、施工图、设计计算及审批文件； 

（六）开工报告及审批表、建筑许可证，招标、投标文件、工程施工合同或承包合同及工程概算； 

（七） 完整的施工文件、竣工文件。 

第八条 归档要求 

（一）基建办要配备一名档案员负责基建文件的收集、整理、立卷、归档工作。 

（二）归档的基建文件材料必须反映其管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，特别是竣工图在内的全套图纸。 

（三）凡归档的文件材料均应是原件，做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一、字迹清楚，图面清晰、整洁，不得用易褪色的书写材料书写。 

（四）具有法律依据和凭证和文件材料、签字和印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。如果报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，以备日后考查。 

（五）归档份数：竣工图一式二份（一份交城建档案馆，一份基建办档案室保存），文字材料、底图、底片和声像材料各归档壹套。 

（六）归档时间：凡具有法律依据和凭证的重要文件材料(审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等)在办理、处理完毕后应及时归档；竣工图、施工文件材料、声像材料在竣工验收后三个月内归档。 

（七）文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜×210㎜），图纸宜采用国家标准图幅。纸张应采用能够长期保存的韧力大，耐久性强的纸张，图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件； 

（八）所用竣工图均应加盖竣工图章，竣工图章的基本内容应包括："竣工图"字样，施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监，竣工图章尺寸为：50㎜×80㎜。竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。不同幅面的工程图纸按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297㎜×210㎜），图标栏露在外面。 

（九）归档文件的案卷不宜过厚，一般不超过40㎜，案卷内不应有重复文件。卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从"1"开始，单面书写的文件页号编在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。 

（十）案卷的装订：文字材料必须装订，既有文字材料，又有图纸的案卷应装订，装订应整齐、牢固，便于保管和利用，装订时必须剔除金属物。 

四 基建档案的验收与移交 

第九条 档案的验收 

列入城建档案馆接收范围的工程，在组织工程竣工验收前，基建办应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收，建设单位未取得城建档案馆管理机构出具的认可文件不得组织工程竣工验收。 

第十条 档案的移交 

（一）工程准备阶段文件中立项文件材料、勘察测绘、设计文件材料、招投标文件材料和各种合同、标底、答疑会记录技术交底、领取的各种证照文件等前期文件资料由负责前期工作的人员收集。施工阶段文件资料由基建办现场代表负责组织收集。前期文件资料在工程开工后一个月内将形成的文件档案一式四份移交至档案室。 

（二）监理文件、施工文件、竣工验收文件材料、竣工图所形成的文本档案要求一式两份，竣工图要求一式四份，在工程竣工验收后一个月内，由基建办现场代表负责牵头将监理单位、施工单位的档案移交至档案室。 

（三）工程竣工结算文件材料由预算员会同施工单位在办理结算的同时将形成的档案移交至档案室。 

（四）甲方供材文件材料由基建办现场代表在工程竣工后一个月内将形成的档案一式两份移交至档案室。 

（五）以上归档文件符合归档要求以及《建设工程文件归档整理规范》要求时，由移交人提交移交清单一式两份，由移交人和接收人双方签字，办理移交手续。 

（六）档案员在工程竣工的2-5个月内将档案移交至城建档案馆一份，基建办保存一份文字档案目录和电子档案目录，目录内容要详细、便于查找。 

（七）监理、施工、设计等单位在规定时间内不能提供完整档案的除扣发工程款外，视情节轻重给予一定的经济处罚。 

（八）档案员是基建档案搜集、整理、分类归档的责任人，对档案的系统完整、归档及时、整洁规范、安全保密负责。要检查指导各负责人搜集、整理、上交档案的情况，及时催交应归档的档案资料，对归档不及时、档案有缺损的要及时向领导报告，及时处理。 

五 基建档案的管理、利用和借阅 

第十一条 管理、利用和借阅 

（一）基建档案由基建办档案室统一管理，分类编号、编目、排架、妥善保管。 

（二）根据档案内容的性质，可分为永久、长期和短期。属于学校基建项目的基建档案一般都属于永久保存。基建办应定期对基建档案进行检查、鉴定，以重新确定档案的保管期限，调整密级以及销毁等事项。 

（三）档案员应做好档案的借阅和利用工作，提供优质服务，做到随时调阅档案随时找到，快捷迅速。 

（四）为保证竣工图与工程现状相符，凡在改建、扩建、使用、维修、抗震加固和管理过程中，工程发生变更时，必须填写更改通知单，经分管基建的负责人批准后方可变动。 

（五）基建档案主要供本校利用，如其它外部单位需查阅，须经分管基建的负责人批准方可查阅。 

（六）建立多种检索工具和参考资料，编制并公布基建档案目录，积极开发基建档案信息资料，积极为基建工作服务，为保护我校产权和处理基建工作中的各种权益问题提供凭证。 

（七）基建档案原件只有一套者，一般不借出，如确需借出，必须按规定时间归还。造成基建档案丢失者，将由当事人负担该卷档案材料重新制作的全部费用。 

（八）借阅的基建档案、资料需摘抄、拍照、复制时，须经分管基建的负责人允许；底图档案只供复制，不能借出。借阅人员要爱护档案、资料，不得毁坏、描画，保护档案原存排列次序。 

（九）对超过保管期限的基建项目档案定期进行鉴定，对已失去保存价值的档案经过有关领导审批，登记造册后进行销毁。 

六 附则 

第十二条 本办法自公布之日起施行。